E-Book คู่มือการนำ OKRs ไปปฏิบัติจริง: เพื่อปรับเปลี่ยนองค์กร สู่ ความสำเร็จ

ทำความรู้จักกับ OKRs : ระบบที่จะช่วยพาคุณและองค์กรไปสู่ความสำเร็จ

OKRs ซึ่งย่อมาจาก Objective และ Key Results คือ แบบในการกำหนดเป้าหมายซึ่งได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในโลกธุรกิจ 

OKRs ถูกคิดค้นขึ้นมาโดย Andy Grove ผู้เป็นอดีต CEO ของ Intel และ ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากเมื่อ John Doerr นำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรอื่น ๆ ด้วย เช่น Google โดยที่ OKRs เป็นแนวการทำงานที่มีโครงสร้างในการปรับแนวทาง และช่วยขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กร 

บทนี้จะแนะนำแนวคิดแบบ OKRs และอธิบายถึงการขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กรอย่างมีนัยสำคัญ รวมถึงคุณประโยชน์ที่องค์กรของคุณจะได้รับ

OKRs ช่วยองค์กรในการกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และช่วยการติดตามผลของการดำเนินงานได้ โดยที่จะแสดงให้เห็นถึงความคืบหน้าในแต่ละระยะเพื่อการเดินไปสู่วัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

วัตถุประสงค์ (Objectives) เป็นเป้าหมายที่ทะเยอทะยาน ท้าทาย และมีลักษณะเชิงคุณภาพ ซึ่งระบุถึงสิ่งที่องค์กรตั้งใจจะบรรลุในช่วงเวลาที่กำหนด ส่วนผลลัพธ์หลัก (Key Results) คือหน่วยวัดที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ และมีกรอบเวลา ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวชี้วัดความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมาย 

การรวมกันของวัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลักจะสร้างกรอบการทำงานที่ให้ความชัดเจน (Clear) มุ่งเน้น (Focus) และภาระรับผิดชอบ (Accountability) สำหรับบุคคลและทีมงานภายในองค์กร

เมื่อได้วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่มุ่งหวัง และได้กำหนดกรอบการทำงานที่ชัดเจนแล้ว OKRs จะช่วยให้เราทราบถึงสิ่งที่ควรให้ความสำคัญเป็นลำดับต้นๆ และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล รวมไปถึงความรับผิดชอบของทีมงานภายในองค์กรด้วย

OKRs มีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กรในหลายๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็น

1.การปรับการทำงานให้สอดคล้องกัน (Alignment): 

OKRs ช่วยปรับรูปแบบการทำงานร่วมกันของแต่ละฝ่าย โดยจะทำให้มั่นใจได้ว่าเป้าหมายของแต่ละบุคคลและทีมงานจะเชื่อมโยงโดยตรงกับเป้าหมายภาพรวมขององค์กร และการเชื่อมโยงนี้จะทำให้เห็นแนวทางการทำงานแบบสอดประสานกัน รวมไปถึงจัดสรรทรัพยากรขององค์กรให้เหมาะสมตามลำดับความสำคัญ นอกจากนั้นยังส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างบุคคล และการประสานงานกันระหว่างแต่ละแผนกอีกด้วย

2.การมุ่งเน้นและการจัดลำดับความสำคัญ (Focus and Priority): 

OKRs สนับสนุนให้องค์กรต่างๆ กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนและมีความเฉพาะเจาะจงเพื่อให้การสื่อสารถูกต้องแม่นยำ และช่วยจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมต่างๆ อีกทั้งยังส่งเสริมความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ โดยให้มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายที่สำคัญที่สุด 

การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะช่วยในเรื่องของการจัดสรรทรัพยากรให้เพียงพอต่อการทำงานที่จะมุ่งความสำคัญไปที่วัตถุประสงค์หลักเพื่อความสำเร็จโดยรวม

3.ความโปร่งใสและการสื่อสาร (Clear Communication): 

OKRs ส่งเสริมความโปร่งใสและการสื่อสารแบบเปิดกว้างภายในองค์กร โดยการแชร์วัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลักระหว่างทีม หรือแต่ละบุคคล และแต่ละหน่วยงานซึ่งจะช่วยให้สามารถมองเห็นการทำงานของกันและกัน รวมทั้งแชร์ปัญหาและช่วยกันแก้ไขเพื่อไปให้ถึงจุดหมายหลักขององค์กรได้

4.ภาระรับผิดชอบและการวัดผล (Accountability and Measurable): 

เนื่องจากระบบงานแบบ OKRs สามารถช่วยให้องค์กรติดตามผลการปฏิบัติงาน และวัดผลการทำงานได้ตามกรอบเวลาที่กำหนด ซึ่งจะส่งผลให้แต่ละบุคคลหรือแต่ละแผนกทราบถึงภาระรับผิดชอบในหน้าที่และบทบาทของตนเพื่อส่งต่อภาระกิจให้คนอื่นหรือแผนกอื่นๆได้ด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อช่วยการตัดสินใจและช่วยปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์หลายๆประการของ OKRs ต่อธุรกิจของคุณ ได้แก่

1.ความชัดเจน และ การมุ่งเน้นจุดสำคัญ (Clear and Focus): 

OKRs ช่วยให้เป้าหมายขององค์กรมีความชัดเจน และ มุ่งเน้นไปที่ความพยายามที่จะบรรลุเป้าหมายให้ได้จริง ลดความคลุมเครือ และ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

2.ความคล่องตัวและความสามารถในการปรับตัว :

ลักษณะที่ยืดหยุ่นของ OKRs จะช่วยให้องค์กรปรับตัวและตอบสนองต่อสภาวะตลาดที่ผันแปรได้ทันท่วงที และยังช่วยในเรื่องของการจัดลำดับความสำคัญ และ ส่งเสริมการสร้างนวัตกรรมอีกด้วย

3.การสร้างแรงจูงใจและการส่งเสริมการมีส่วนร่วม (Encouragement and Participation): 

OKRs ช่วยให้แต่ละบุคคลหรือทีมงานเข้าใจวัตถุประสงค์และทิศทางการทำงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น นอกจากนั้นยังช่วยเสริมแรงจูงใจและการมีส่วนร่วมของแต่ละหน่วยงานโดยการเชื่อมโยงการทำงานให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลักขององค์กร

4.การเรียนรู้และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Learning and Improvement): 

กระบวนการ OKRs จะทำให้องค์กรติดตามผลการปฏิบัติงานได้ เป็นการประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ นอกจากนั้นยังส่งเสริมวัฒนธรรมการเรียนรู้ของทีมงาน สนับสนุนให้มีการเสนอแนะ และการพัฒนาอย่างต่อเนื่องอีกด้วย

โดยสรุปแล้ว OKRs นำเสนอโครงสร้างที่ทรงพลังในการกำหนดเป้าหมายและขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กร และยังเป็นแนวปฏิบัติที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากยิ่งขึ้น เป็นการปรับวัตถุประสงค์ของแต่ละแผนกให้สอดคล้องกัน มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายสำคัญเพื่อการกระจายทรัพยากรให้เหมาะสม และส่งเสริมความโปร่งใสที่สามารถตรวจสอบและวัดผลได้

OKRs เน้นการปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโดยมุ่งไปที่ภาระรับผิดชอบของแต่ละส่วนงาน มีการวัดผลและติดตามผลได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการปรับตัวให้ทันต่อสภาวะการเปลี่ยนแปลงของตลาด ทำให้องค์กรมีความคล่องตัว ช่วยเพิ่มแรงบันดาลใจของพนักงาน และ สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

เป้าหมายของหนังสือเล่มนี้ คือ การให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ นำเสนอตัวอย่างที่เกิดขึ้นจริง และ กลยุทธ์ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ เพื่อช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้ด้วย OKRs 

ในเล่มนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการนำ OKRs ไปปฏิบัติให้เกิดผลได้จริงจากหัวข้อต่าง ๆ ต่อไปนี้ 

        บทแรกจะช่วยให้คุณเข้าใจเกี่ยวกับพื้นฐานของ OKRs ซึ่งบทนี้จะนำเสนอรากฐานที่แข็งแกร่งในการสร้างและบรรลุเป้าหมายภายในองค์กร

นอกจากนี้ยังแนะนำวิธีการบริหารจัดการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสูงสุดโดยส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่มีวัตถุประสงค์เดียวกัน อีกทั้งยังส่งเสริมความโปร่งใสตลอดเส้นทางการปฏิบัติงานไปจนถึงการผลักดันทีมงานให้มุ่งมั่นตั้งใจและท้าทายศักยภาพของตน

ด้วยรูปแบบการทำงานของOKRs ที่มุ่งเน้นการประเมินผลงาน และการติดตามผลเป็นระยะๆ จะช่วยให้บริษัทมีความยืดหยุ่นต่อปัจจัยที่มีผลกระทบต่อองค์กร และช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมงานได้อย่างต่อเนื่อง

ในบทที่ 2 จะเป็นการเตรียมความพร้อมในการจัดทำ OKRs 

ก่อนอื่นคุณจะต้องตรวจสอบให้มั่นใจถึงความพร้อมขององค์กร ได้แก่ การวัดประสิทธิภาพการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร ช่องทางการสื่อสาร การสนับสนุนจากหัวหน้างาน ทิศทางกลยุทธ์ของบริษัท และการปรับตัว

เป็นสิ่งจำเป็นคือคุณจะต้องจัดทีมเพื่อดูแลระบบ OKRsโดยตรง ซึ่งจะต้องกำหนดบทบาท หน้าที่  และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลที่มาจากแต่ละแผนก โดยทั่วไปทีม OKRs จะประกอบด้วย เป็นหัวหน้าทีม  หัวหน้างานวิเคราะห์ข้อมูล หัวหน้าทีมสื่อสาร และหัวหน้าแผนกฝึกอบรม  ตลอดจนหัวหน้าทีม IT  

ความสอดคล้องระหว่างวิสัยทัศน์ กลยุทธ์ และ OKRs จะอธิบายไว้ในบทที่ 3 ซึ่งบทนี้จะแสดงให้เห็นว่าธุรกิจต่างๆ สามารถใช้กรอบงาน OKRs เพื่อกำหนดเป้าหมายที่สำคัญ ช่วยส่งเสริมให้เกิดความสอดคล้อง และชี้แจงทิศทางของแต่ละคนได้อย่างไร 

 การปรับ OKRs ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์โดยรวมขององค์กรและลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ถือเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ OKRs ของแต่ละแผนก และแต่ละบุคคลจะต้องสอดคล้องกัน

นอกจากนี้ ในบทนี้นำเสนอวิธีการถ่ายทอด OKRs ให้บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพได้โดยใช้กลยุทธ์ต่างๆ ด้วย 

บทที่ 4 อธิบายวิธีการสร้าง OKRs ที่มีประสิทธิภาพ การกำหนด OKRs ที่มีความหมายและบรรลุผลได้นั้นต้องอาศัยวิธีการที่มีระเบียบแบบแผนที่รวมถึงการทำความเข้าใจลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์และวิสัยทัศน์ขององค์กร 

บทนี้สาธิตวิธีการกำหนดประเด็นและวัตถุประสงค์ที่สำคัญ การกำหนดผลลัพธ์หลักที่วัดผลได้และมีความเฉพาะเจาะจง 

การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ และท้าทายนั้นส่วนใหญ่ยึด แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือ SMART คือ Specific (เฉพาะเจาะจง) Measurable (วัดผลได้)  Achievable (บรรลุผลได้) Relevant (ตรงประเด็น) และ Time-bound (มีกรอบเวลา)

แผนที่นำทางในการนำ OKRs ไปใช้มีอธิบายไว้ในบทที่ 5 การนำ OKRs ไปปฏิบัติจริงต้องมีแผนการนำไปใช้และมีการบูรณาการที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบ มีการกำหนดความพร้อมขององค์กร  การฝึกอบรมแก่พนักงาน การกำหนดเป้าหมายเรียงซ้อนเป็นระดับ (cascading) การสร้างกลไกสำหรับการติดตามและตรวจสอบความคืบหน้า การปลูกฝังวัฒนธรรม OKRs และการประเมินผลและปรับปรุงในขั้นตอนต่างๆ

ในบทที่ 6 คุณผู้อ่านจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับการติดตามความคืบหน้า หริอความก้าวหน้าของ OKRs 

การติดตามความคืบหน้าของ OKRs ถือเป็นสิ่งจำเป็นต่อการสร้างภาระรับผิดชอบ ความยืดหยุ่น การเรียนรู้และการเติบโต การสร้างแรงจูงใจ ตลอดจนการมีส่วนร่วม

วิธีการติดตามผลแบบทั่วไปทำได้ทั้งการวิเคราะห์ข้อมูล การใช้ซอฟต์แวร์ และวิธีการวิเคราะห์แบบแมนนวล (Manual)

ส่วนประเด็นต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการดำเนินการบริหารตามกรอบ OKRs จะอธิบายโดยละเอียดในบทที่ 7 

การนำ OKRs มาใช้ให้ประสบความสำเร็จนั้นเกี่ยวข้องกับการจัดการความเปลี่ยนแปลง การเอาชนะอุปสรรคในการดำเนินการ การจัดการกับการต่อต้าน และการอธิบายถึงเป้าหมายและข้อดีของ OKRs ให้ชัดเจน 

นอกจากนั้นเราจำเป็นต้องสร้างบรรยากาศการทำงานเชิงบวกและต้องแน่ใจว่าพนักงานจะเข้าใจและยอมรับ OKRs โดยการนำกลยุทธ์การปฏิบัติไปใช้ เช่น การสื่อสารแบบเปิด การมีส่วนร่วมของพนักงาน การฝึกอบรมและการให้การสนับสนุน การจัดการกับข้อกังวล การเป็นตัวอย่างที่ดี และการยอมรับความสำเร็จ

ในบทที่ 8 เราจะพูดกันถึงเรื่องของความสำเร็จของการวางระบบ OKRs 

การบรรลุผลสำเร็จของ OKRs ต้องอาศัยการสังเกตและการประเมินผลอย่างต่อเนื่อง รวมถึงการสร้างวัฒนธรรมที่ให้ทุกคนมีความรับผิดชอบ ให้ข้อมูลและจัดฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง มีการตอบรับและสื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งผู้นำต้องให้การสนับสนุนและมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นด้วย

นอกจากนี้องค์กรของคุณยังสามารถผูกรางวัลและการยกย่องเชิดชู (rewards and recognition) เข้ากับความสำเร็จของ OKRs ได้ โดยใช้ OKRs เป็นกรอบการทำงานสำหรับการฝึกสอนและการให้ข้อเสนอแนะ การบูรณาการโปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาของ OKRs  จับคู่ OKRs กับเป้าหมายการปฏิบัติงาน และใช้ OKRs สำหรับความก้าวหน้าในอาชีพตลอดจนการวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง

ในบทที่ 9 จะนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับจากกรณีศึกษาจากแบบอย่างของบริษัทข้ามชาติที่ใช้ระบบ OKRs ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

OKRs ถูกนำมาใช้เพื่อสร้างความสอดคล้อง การมุ่งเน้น และส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ ดังที่จะเห็นได้จากกรณีศึกษาของ Google, Intel, Spotify และ Airbnb 

ในบทที่ 10 จะเป็นการสรุปบทเรียนที่สำคัญในการนำ OKRs ไปปฏิบัติ ตามประเด็นต่างๆ ที่กล่าวถึงในบทที่ผ่านมา

ด้วยการนำข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ไปใช้ ธุรกิจของคุณจะสามารถใช้พลังการเปลี่ยนแปลงของ OKRs เพื่อสร้างความสำเร็จในด้านต่าง ๆ ได้